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Key Performance Indicators - Basics
- 24.03.2009
- von Sebastian Gerling
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In diesem Artikel sollen die Grundlagen zur Verwendung der im Microsoft Office SharePoint Server möglichen Key Performance Indikatoren geschildert werden. Ziel ist es, einen oberflächlichen Einblick in die Anwendungsgebiete und Funktionsweise zu erhalten. Für eine tiefere Beschäftigung mit dem Thema empfehle ich, sich eines der Standardwerke zum Microsoft Office SharePoint Server 2007 zu kaufen, in diesen werden die KPIs meist sehr ausführlich geschildert.

Um die Grundfunktionalitäten zu zeigen, wird eine einfache benutzerdefinierte Liste „Auftragseingang” angelegt, die ein nachvollziehbares Datenscenario repräsentiert. Es gibt verschiedene Projekte, für die unterschiedliche Vertriebsbeauftragte verantwortlich sind. Diese Projekte haben zu unterschiedlichen Zeitpunkten ein unterschiedliches Auftragseingangsvolumen. Die Spalten der Tabelle sind unten zu sehen.

Um die Dateneingabe zu erleichtern, bietet es sich für diesen und ähnliche Zwecke immer an, eine Datenblatt Ansicht zu erstellen. Hierbei können auch alle nichtbenötigten Datenfelder ausgeblendet werden, die den End User verwirren könnten. Anschließend kann man Testdaten in die Liste eingeben. Wichtig dabei ist, das man verschiedene Vertriebsbeauftragte auswählt, um später einige der KPIs nachvollziehen zu können. Das Ergebnis sollte dem unten gezeigten ähneln.

Im Anschluss daran, kann nun die KPI Liste erstellt werden, diese kann einfach in der Template Auswahl des Berichtscenters ausgewählt werden. Anschließend kann direkt der erste Key Performance Indikator erstellt werden.
Die ersten Schritte bei der Erstellung eines KPIs sind immer gleich. Der User muss eine Liste auswählen, aus der die zu visualisierenden Werte entnommen werden sollen. Dies erfolgt über die Auswahl der Listen-URL:

Zusätzlich hat man hier die Möglichkeit, zusätzlich einen View zu definieren. Hierüber würde beispielsweise die Möglichkeit bestehen, bei entsprechender Definition eines Views, nur die Daten des aktuellen Monats oder des aktuellen Jahres anzeigen zu lassen und damit auch nur diese Werte als Basis für den KPI zu definieren. In dem Beispiel hier wird einfach die Standardansicht verwendet, da auf alle vorhandenen Daten zugegriffen werden soll.

Als erstes soll ein KPI erstellt werden, der die gesamte Höhe der eingetragenen Auftragseingänge mit einem fest eingegebenen Zielwert vergleicht. Dafür wählt man die Option „Berechnung aller Listeneinträge der Ansicht” aus und anschließend die Berechnungsoption „Summe”. In diesem Beispiel wählt man als Spalte, in der sich die zu summierenden Werte befinden sollen, die Spalte „Auftragseingang” aus.

Im Anschluss daran muss dem Key Performance Indikator noch mitgeteilt werden, ob höhere oder niedrigere Werte besser sind. In unserem Fall ist das sicherlich der höhere Wert.
Zusätzlich können an dieser Stelle die beiden Schwellenwerte eingestellt werden, ab denen der Indikator ein grünes bzw. ein gelbes Symbol, im Sinne der Ampellogik, anzeigen soll. An diesem Punkt der Indikatorerstellung ist drauf zu achten, dass die Zielwerte auch in Relation zu den eingegebenen Spieldaten stehen um die Logik nachvollziehen zu können.

Als zweites soll ein Indikator erstellt werden, der die individuelle Performance des gerade eingeloggten Vertriebsbeauftragten misst. Berechnungsbasis soll der Prozentsatz der Projekte sein, die von dem entsprechenden Vertriebsbeauftragten im Vergleich zu allen Anderen im aktuellen Jahr gewonnen worden sind.
Zu Beginn muss auch bei diesem Key Performance Indikator, genauso wie beim Ersten, die Basisliste und die zu Grunde liegende Ansicht ausgewählt werden (Vgl. oben). Anschließend stellt man den Filter ein, der die Anzahl der Elemente begrenzt, die ins Verhältnis zur Gesamtzahl der sich in der Ansicht befindlichen Elemente gesetzt werden soll. Da hier immer der aktuell ausgewählte Vertriebsbeauftragte genommen werden soll, trägt man nach der Auswahl der Spalte das Filterkriterium „[Ich]” ein. Dies gewährleistet eine Filterung auf den aktuell am System authentifizierten User.

Im Anschluss an die Filterung werden auch beim zweiten KPI die Informationen benötigt, ob höhere Werte besser sind (was hier der Fall ist) und ab welchen Schwellenwerten die Ampel ihre Farbe wechseln soll.
Als letzte Variante soll ein einfacher Key Performance Indikator erstellt werden, der nur die Gesamtzahl der in der Liste befindlichen Projekte mit einer Zielzahl vergleicht. Dafür muss „Anzahl von Listeneinträgen in einer Ansicht” als Option aktiviert werden. Hieran kann man auch erkennen, dass auch hier über die geschickte Erstellung von verschiedenen Ansichten unterschiedliche Indikatoren, bspw. je Monat oder je Vertriebsbeauftragter, möglich wären. Abschließend werden auch hier die Schwellenwerte eingestellt.

Zur abschließenden Verdeutlichung der Funktionsweise der KPIs wird noch eine neue Webpartseite erstellt, auf der die beiden Listen eingebaut werden. Für die Auftragseingangsliste wählt man am besten die bereits erstellte Dataview Ansicht. Für die Key Performance Indikatoren Liste kann noch die Darstellungsform und weitere Dinge eingestellt werden.

Das Ergebnis sollte sich in etwa so darstellen, wie das unten Dargestellte. Im konkreten hier dargestellten Fall haben alle Indikatoren den Status Gelb.

Um die Funktionsweise des ersten Indikators „Mein AE” zu verdeutlichen, erhöht man exemplarisch den Auftragseingang von einem der eigenen Projekte. Hier des Projektes 4. Als Ergebnis ergibt sich, dass der Indikator grün wird, da nun der vorgegebene Schwellenwert für diesen Indikator überschritten worden ist (siehe unten).

Die Funktionsweise des zweiten Key Performance Indikators „VB- Vergleich (Anzahl)” kann dadurch geprüft werden, dass die Zahl, der dem aktuell eingeloggten Vertriebsbeauftragten zugeordneten Projekte, erhöht wird. Konkret werden hier die unteren sieben Projekte neu zugeordnet, wodurch sich auch der zweite Indikator auf grün ändert. Um den letzten Indikator zu ändern, müssten nur weitere Projekte eingetragen werden, darauf soll an dieser Stelle verzichtet werden. Das Ergebnis unserer Änderungen sollte in etwa wie folgt aussehen.